Twoje procesy istnieją, tylko nigdzie nie są zapisane
Spisuję, jak praca faktycznie przebiega, ustalam kto za co odpowiada i buduję narzędzie, które pilnuje wykonania. Nie kolejny dokument do szuflady, a coś, czego zespół używa w poniedziałek rano.
Obszar pracy
Struktury i procesy
Efekt: proces, który działa w poniedziałek rano, nie w szufladzie.
Po czym poznać, że to Twój problem
Jeśli trafiają trzy z pięciu, procesu nie ma, jest tylko przyzwyczajenie.
- Nowa osoba wdraża się trzy tygodnie i pyta o wszystko założycieli.
- Ta sama sprawa jest załatwiana za każdym razem inaczej, w zależności od tego, kto ją prowadzi.
- Nikt nie wie, na czyim biurku stoi zadanie, dopóki klient nie zapyta.
- Odejście jednej osoby zabrałoby wiedzę, której nie ma nigdzie zapisanej.
- Procedury istnieją, ale w dokumencie, którego nikt nie otwierał od pół roku.
Co konkretnie robię
Trzeci punkt jest tym, czego nie oferuje klasyczne doradztwo procesowe.
- 01
Spisanie procesu tak, żeby był używalny
Krok po kroku: kto, co, na jakim narzędziu, co jest wejściem i co wyjściem, kto decyduje przy wątpliwości. Jedna strona na proces, nie dwudziestostronicowy regulamin. Kryterium jest jedno: nowa osoba potrafi po tym pracować bez pytania Ciebie.
- 02
Odpowiedzialności i granice decyzji
Kto podejmuje decyzję do jakiej kwoty i jakiej skali, a co eskaluje wyżej. Bez tego każda nietypowa sprawa wraca do założyciela, a firma nie ma procesu, tylko Ciebie.
- 03
Narzędzie, które pilnuje wykonania
Tu odróżniam się od typowego doradztwa. Buduję małą aplikację pod ten proces: checklistę, która nie pozwala pominąć kroku, walidację danych na wejściu, alert gdy proces stanął, prosty widok dla właściciela. Dokument mówi, jak powinno być. Narzędzie tego pilnuje.
- 04
Wdrożenie z zespołem, nie zarządzeniem
Rozmawiam z ludźmi, którzy tę pracę wykonują, zbieram zastrzeżenia i poprawiam to, co w praktyce nie działa. Proces wprowadzony mailem od zarządu żyje dwa tygodnie.
Jak to przebiega
Jeden proces zrobiony do końca, zamiast pięciu rozpoczętych.
- 01
Godzina, żeby wybrać właściwy proces
Zwykle boli pięć rzeczy, a przyczyną są dwie. Po godzinie wiemy, od czego zacząć, żeby efekt był widoczny.
- 02
Rozmowy i spisanie
Pytam ludzi wykonujących pracę, jak to naprawdę wygląda, a nie jak powinno. Różnica między tymi dwoma opisami jest najciekawszą częścią roboty.
- 03
Budowa narzędzia i uruchomienie
Aplikacja pod konkretny proces, zintegrowana z tym, czego już używasz. Uruchamiamy ją na jednym zespole, poprawiamy, potem rozszerzamy.
- 04
Przekazanie właścicielowi procesu
Wskazujemy osobę odpowiedzialną i pokazuję jej, jak utrzymywać zapis, żeby nie zdezaktualizował się w kwartał.
Zacznij od procesu, który boli najbardziej
Napisz, co najczęściej wraca do Ciebie zamiast rozwiązać się samo, i ilu osób to dotyczy. Po godzinie będziesz wiedział, od czego zacząć i ile to potrwa.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Jeśli uznam, że nie jestem właściwą osobą, mówię to od razu.